Bei der Gewinnermittlung führt kaum ein Thema zu mehr Kontroversen zwischen Finanzamt und selbstständigen Handwerkern als ein Firmenwagen. Welche Stolpersteine das sind und wie Sie sie vermeiden können.
Der erste Fehler passiert oft bereits Jahre vor dem Kauf eines Firmenwagens. Denn liegt der Gewinn eines Handwerksbetriebs unter 200.000 Euro, kann für den geplanten Kauf eines neuen Firmenwagens innerhalb der nächsten drei Jahre bereits heute ein Investitionsabzugsbetrag nach § 7g Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) in Höhe von 50 Prozent gewinnmindernd abgezogen werden.
Das Problem: Kann im Jahr des Kaufs und im Folgejahr nicht nachgewiesen werden, dass der Firmenwagen insgesamt mehr als 90 Prozent betrieblich genutzt wurde, kippt das Finanzamt den Investitionsabzugsbetrag rückwirkend. Dann fallen für das Jahr des Abzugs nachträglich Steuern und Nachzahlungszinsen an.
Steuertipp: Also den Investitionsabzugsbetrag nur geltend machen, wenn der Firmenwagen später nachweislich zumindest in den ersten beiden Jahren zu mehr als 90 Prozent betrieblich genutzt werden wird. Gut zu wissen: Wird ein Firmenwagen gekauft und einem Mitarbeiter zur beruflichen und privaten Nutzung überlassen, gilt die 90-Prozent-Grenze stets – auch ohne Nachweise – als erfüllt.
Abschreibungsdauer: Ist der Firmenwagen gekauft, kann die nächste Fehlerquelle lauern. Normalerweise wird ein Firmenwagen auf die Dauer von sechs Jahren entweder linear oder degressiv abgeschrieben. Das gilt selbst dann, wenn ein gebrauchter Firmenwagen gekauft wird, der bereits für sechs Jahren zugelassen wurde. In diesem Fall legt der Selbstständige bei Kauf eines Gebrauchten eine Nutzungsdauer von nur einem oder zwei Jahren fest.
Steuertipp: Eine kürzere Nutzungsdauer bei Kauf eines gebrauchten Firmenwagens ist durchaus denkbar. Aber es müssen dafür besondere Gründe angeführt werden, zum Beispiel hohe Beanspruchung durch sehr hohe Fahrleistung pro Jahr.
Fehlerquelle Privatnutzung
Wird ein Firmenwagen gekauft und kein Fahrtenbuch geführt, unterstellt das Finanzamt automatisch eine private Mitbenutzung. Dafür muss der Selbstständige einen Privatanteil ermitteln und als Betriebseinnahme versteuern. Zusätzlich wird Umsatzsteuer auf die nichtunternehmerische Nutzung fällig. Ohne Fahrtenbuch kommt grundsätzlich die 1-Prozent-Regelung zur Anwendung, um den zu versteuernden Privatnutzungsanteil zu ermitteln. Das Problem: Damit die 1-Prozent-Regelung greift, muss nachgewiesen werden, dass der Firmenwagen zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird. Kann dieser Nachweis nicht erbracht werden, droht eine Schätzung des Privatanteils durch das Finanzamt – in der Regel bis zu 70 Prozent der Fahrzeugkosten.
Steuertipp: Bei selbstständigen Handwerkern, die nachweislich bei Kunden vor Ort arbeiten, wird die mehr als 50-prozentige betriebliche Nutzung des Firmenwagens meist ohne Nachweise anerkannt. Doch ein Bäcker, der nur in seiner Backstube arbeitet oder eine selbstständige Friseurmeisterin, die nur im Salon arbeitet und keine Hausbesuche macht, dürften bei Anwendung der 1-Prozent-Regelung Probleme mit dem Finanzamt bekommen.
Bruttolistenpreis: Kommt die 1-Prozent-Regelung zur Ermittlung des zu versteuernden Privatnutzungsanteils zur Anwendung, führt das zu folgender Berechnung. Zu versteuern sind monatlich ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung des Firmenwagens. In der Praxis kommt es insbesondere bei selbstständigen Handwerkern, die steuerlich nicht beraten sind, zu folgendem Fehler: Sie ermitteln monatlich ein Prozent des Kaufpreises. Und das ist leider falsch.
Beispiel 1: Eine selbstständige Malerin erwirbt einen gebrauchten Firmenwagen als Schnäppchen für netto 20.000 Euro. Vor zehn Jahren hatte dieser Firmenwagen einen inländischen Bruttolistenpreis von 50.000 Euro. Sie ermittelt einen monatlich zu versteuernden Privatanteil von 200 Euro (Kaufpreis 20.000 Euro x 1 Prozent). Folge: Das ist leider falsch: Der monatlich zu versteuernde Privatanteil liegt bei 500 Euro (Bruttolistenpreis 50.000 Euro x 1Prozent).
Beispiel 2: Ein selbstständiger Heizungsmonteur erwirbt einen fabrikneuen Firmenwagen für 40.000 Euro. Von seinem Autohändler hat er einen satten Gewerberabatt von 20.000 Euro erhalten (Bruttolistenpreis 60.000 Euro). Folge: Der Privatanteil nach der 1-Prozent-Regelung beträgt hier also nicht 400 Euro, sondern 600 Euro monatlich.
Sonderausstattung
Ein Fehler, der das Finanzamt nicht interessiert, einen Selbstständigen aber unnötig Steuern kostet, ist die Sonderausstattung des Firmenwagens. Denn dann wird dem Bruttolistenpreis des Firmenwagens der Preis der Sonderausstattung hinzugerechnet. Von diesem höheren Bruttolistenpreis wird nun der zu versteuernde Privatanteil ermittelt.
Steuertipp: Besser also, bei Kauf eines fabrikneuen Firmenwagens zunächst auf den Kauf von Sonderausstattung zu verzichten und nachträglich erst beauftragen und einbauen lassen. Denn nur wenn die Sonderausstattung im Zeitpunkt der Erstzulassung des Firmenwagens bereits verbaut war, erhöht sie den Bruttolistenpreis.
Umsatzsteuer: Wie bereits erwähnt, ist für die Privatnutzung des Firmenwagens nicht nur für ertragsteuerliche Zwecke ein zu versteuernder Privatanteil zu ermitteln. Auch Umsatzsteuer für die nichtunternehmerische Nutzung des Firmenwagens wird fällig. Jetzt zur Besonderheit: Ertragsteuerlich gelten für Elektroautos Vergünstigungen. Unter bestimmten Voraussetzungen ist nur die Hälfte oder ein Viertel des Bruttolistenpreises anzusetzen oder bei Führung eines Fahrtenbuchs sind nur die Hälfte oder ein Viertel der Abschreibung beziehungsweise der Leasingraten in die Gesamtkosten zur Ermittlung des Privatanteils einzubeziehen. Doch aufgepasst: Die Vergünstigungen greifen nicht bei Ermittlung der Umsatzsteuer. Ein Fehler, der leider häufiger gemacht wird und oft der Grund für eine Betriebs- oder Umsatzsteuersonderprüfung durch das Finanzamt ist.
Fahrtenbuch: Wer sich die Mühe macht und diszipliniert ein Fahrtenbuch führt, kann den zu versteuernden Privatnutzungsanteil anhand der tatsächlichen Privatnutzung ermitteln. Doch kündigt sich das Finanzamt zu einer Prüfung an, wird das Papierfahrtenbuch oftmals nachgeschrieben. Aber nicht etwa, um die Angaben zu manipulieren, sondern um dem Finanzamt saubere Aufzeichnungen präsentieren zu können. Das ist leider schon der erste (gut gemeinte) Fehler.
Der zweite Fehler besteht dann darin, dass ein Papierfahrtenbuch gekauft wird, das in dem Jahr, in dem das Fahrtenbuch schon hätte geführt werden müssen, noch gar nicht im Handel war. Folge: Das Finanzamt kippt die Aufzeichnungen des Fahrtenbuchs und ermittelt den zu versteuernden Privatanteil nach einer anderen Methode.